Netherlands UN Mission: Informatie voor nieuwkomers

This is a guide for newcomers published by the Netherlands Permanent Mission to the United Nations.

Informatie voor nieuwkomers

op de PV New York

Redacteur(en):

Van harte welkom op de PV New York. Om Uw aankomst zo vlot mogelijk te laten verlopen en het vinden van de weg in en om kantoor te vergemakkelijken, is dit informatiepakket opgesteld.

Indien Uw vragen niet geheel worden beantwoord, dan kan de afdeling AZ U zeker verder helpen!

De informatie is verdeeld in twee hoofdstukken: de werkomgeving en de leefomgeving.

De Permanente Vertegenwoordiging is geaccrediteerd bij de VN en alle stafleden alsmede hun gezin en eventueel huispersoneel dienen bij het VN-Secretariaat te worden aangemeld. Daarnaast vindt aanmelding plaats bij het Amerikaanse State Departement (Min. BuZa) door tussenkomst van de afdeling Protocol van de VN.

Stafleden en (in het geval van houders van een diplo paspoort) diens partner krijgen een VN-toegangspas die bij het betreden van en verblijf op het VN-terrein zichtbaar dient te worden gedragen. Deze pas wordt gemaakt in het beveiligingskantoor van de VN op de hoek van 45^th Street en First Avenue, na ontvangst van een speciaal formulier van de afdeling Protocol van de VN.

De US Mission to the UN geeft, als dependance van het State Department, eveneens een identiteitskaart af.

Ter verkrijging van VN-pas en VS-identiteitsbewijs dient het volgende te worden ingeleverd bij de afdeling AZ:

Eventueel kunnen pasfoto’s worden gemaakt in het beveiligingskantoor van de VN op de hoek van 45^th Street en First Avenue.

Op doordeweekse dagen wordt het gebouw, voor zover noodzakelijk, gekoeld door een centraal airconditioning systeem danwel verwarmd door een centraal verwarmingssysteem. Gedurende het weekeinde en Amerikaanse feestdagen werkt dit systeem niet. Indien gedurende het weekeinde of op een feestdag dient te worden gewerkt, kunt U dit aan de afdeling AZ doorgeven met het oog op het laten inschakelen van het systeem.

Het archief is geopend van 8.30 tot 17.30 uur. Wanneer u na 17.30 uur nog dossiers nodig denkt te hebben dient dit tijdig te worden gemeld. Documenten die moeten worden afgelegd, kunnen na 17.30 uur worden gedeponeerd in de dossierbrievenbus. Denk daarbij ook aan (STG) vertrouwelijk informatie.

De toegang tot het archief is beperkt tot enkele medewerkers (archiefmedewerkers en beveiligingsambtenaren). In noodgevallen hebben secretaresses toegang tot het archief middels een toegangspasje en de alarmcode die zich bevinden in een verzegelde envelop op het prikbord in de codekamer.

Beveiligingsambtenaar (BVA) is Dirk Marks (toestel 1623) en Plv. BVA is Peter Mollema (toestel 1553).

U krijgt na aankomst een exemplaar van het uitgebreide beveiligingsplan van de PV. Het is van belang goede nota te nemen van de inhoud. U dient hiervoor ook te tekenen. Vragen op veiligheidsgebied kunt U altijd bij BVA of Plv. BVA kwijt.

Op alle kamers hangt een informatiekaart met instructies in geval van brand of ongeval. Hierop staat tevens de procedure voor ontruiming aangegeven. Het is belangrijk deze op een rustig moment te bestuderen.

Het verzamelpunt in geval van ontruiming van het gebouw is Dag Hammerskjold Plaza, hoek Second Avenue en 46th Street. Mocht verzamelen daar niet mogelijk zijn dan is het eerste alternatieve verzamelpunt Tudor City Place, tussen Second en First Avenue en 43rd Street. Het tweede alternatief is het Consulaat Generaal op 1 Rockefeller Plaza, hoek 48th Street en Fifth Avenue.

Om de risico’s van verstikking of desoriëntatie bij brand te verkleinen zijn in alle werkkamers, vergaderzalen etc. EVAC-U8 'Emergency Escape Smoke Hoods' geplaatst. De EVAC-U8 stelt U in staat om in geval van ontruiming van het gebouw t.g.v. brand gedurende ongeveer 15 minuten te ademen, zelfs wanneer het gebouw in dichte rook is gehuld. Het is verstandig de handleiding op een rustig moment door te lezen.

U krijgt toegang op vertoon van Uw UN Grounds Pass of Nederlands paspoort. Na het tonen van Uw pas kunt U doorlopen naar de lift. Als U Uw pas bent vergeten wordt U als een bezoeker behandeld.

Bezoekers dienen een identiteitsbewijs (met foto) te tonen. Degenen die in het bezit zijn van een UN Grounds Pass óf een Nederlands paspoort kunnen eveneens meteen doorlopen. Anderen worden, na telefonische verificatie met onze receptionisten, van een bezoekerspas voorzien en, eventueel na controle van tassen, doorgelaten.

Tijdens de ‘ochtendspits’ wordt de controle op pasjes door minimaal twee beveiligingsbeambten uitgevoerd. De rest van de dag is daar minimaal één beveiliger aanwezig. De vrachtingang wordt voortdurend door minimaal één beveiliger bemand.

Buiten de algemene openingsuren van het gebouw (d.w.z. voor 7:30 en na 18:00 uur) wordt geëist dat ieder die het gebouw betreedt of verlaat een register tekent.

Op vertoon van Uw UN Grounds Pass danwel Nederlands paspoort bent U hiervan echter vrijgesteld. Als het gebouw is gesloten (dus in het weekeinde en op feestdagen) moet het register wel worden getekend.

De centrale receptie van de Missie bevindt zich op de 16e verdieping van het gebouw. Op de 15e en 17e etages zijn voor de medewerkers eveneens ingangen.

Om de Missie binnen te komen kunt U in het bezit worden gesteld van een zgn. "keycard".

Het toegangssysteem met de keycards werkt volgens het zgn. "anti-pass back" principe, hetgeen betekent dat het systeem registreert dat U de Missie betreedt c.q. verlaat. Bij binnenkomst zal de kaartlezer bij de toegangsdeuren U 'aanwezig' melden op het systeem en U omgekeerd afmelden bij het verlaten van het gebouw.

Deze wijze van registreren maakt het mogelijk dat het beveiligingssysteem het alarm van de missie uitschakelt op het moment dat het eerste personeels- of delegatielid het gebouw betreedt en inschakelt wanneer de laatste persoon het gebouw verlaat.

De hierboven genoemde registratie maakt het noodzakelijk dat de onderstaande procedure strikt dient te worden uitgevoerd:

1) U dient te allen tijde Uw eigen toegangspas te gebruiken en dus nimmer Uw pas te gebruiken om b.v. collega of gast toegang te verlenen.

2) U dient altijd Uw pas voor de kaartlezer te houden. Ook als iemand de deur voor U open houdt als U bijvoorbeeld naar de vergaderzaal gaat op de 17e verdieping.

3) Als U Uw pas voor de kaartlezer houdt heeft U 20 seconden de tijd om in de (draai)deur te stappen. Doet U dit niet, dan heeft het systeem geregistreerd dat U 'buiten' staat en kunt U het gebouw niet meer in of uit.

4) Wanneer de laatste persoon de Missie verlaat wordt het alarm ingeschakeld. Het alarm wordt weer uitgeschakeld als de eerste persoon naar binnen gaat.

Bovenstaande regels zijn cruciaal voor het goed functioneren van het systeem; het zondigen tegen deze regels heeft direct consequenties zoals bijvoorbeeld:

- het gebouw verlaten zonder Uw pas te gebruiken (op welke bijzondere wijze dan ook en anders dan hierboven omschreven) heeft tot gevolg dat het systeem U als aanwezig beschouwt (ook al bent U er niet meer); het alarm zal niet automatisch kunnen inschakelen (ook al is in het gebouw niemand meer aanwezig); U kunt de volgende dag het gebouw niet betreden (want U hebt het gebouw immers niet verlaten).

- wanneer U iemand anders met Uw pas toegang verleent tot het gebouw, zult U zelf geen toegang meer kunnen krijgen (U bent immers reeds in het gebouw); degene die U heeft binnengelaten, kan er niet meer uit want hij/zij heeft geen pas.

In verband met onderhoud aan het beveiligingssysteem mag zich niemand in het gebouw bevinden van vijf minuten voor middernacht tot vijf minuten na middernacht! Als U zich tussen deze tijden toch in het gebouw bevindt wordt U opgesloten en zal het alarm worden geactiveerd!

· delegatieleden (bezoekers voor langere tijd die op de bezoekerslijst voorkomen)

· bezoekers (bezoekers die niet langer dan 1 dag blijven en dus niet op de bezoekerslijst staan);

· grote(re) groepen (die bijv. op de 17e verdieping een vergadering komen bijwonen);

1) In de delegatiemap die in de hotelkamer van het delegatielid ligt, staat beschreven wat de procedure omtrent toegang en beveiliging is. Het delegatielid meldt zich bij de receptie en ontvangt daar een toegangspas. De toegangspassen van de delegatieleden zijn voor iedere deur te gebruiken behalve voor archief en codekamer. Als het delegatielid vertrekt, levert hij de pas weer in bij de receptie.

2) De bezoekers dienen zoveel mogelijk te worden aangekondigd. Dit betekent dat de secretaresses liefst een dag van tevoren doorgeven aan de receptie en ook voor wie deze bezoekers komen (de zgn. ontvanger). De receptie zal desgewenst pasjes voor de bezoeker aanmaken. Als de bezoeker zich aanmeldt, belt de receptie naar de ontvanger, boekt de bezoeker in en geeft hem eventueel een pasje. De toegangspassen voor de bezoekers zijn alleen te gebruiken voor de in- en uitgang op de 16e verdieping. De ontvanger haalt de bezoeker op en brengt hem weer weg naar de 16e verdieping. Hier levert de bezoeker zijn/haar eventuele pasje weer in en vertrekt. LET OP: de ontvanger is verantwoordelijk voor de bezoeker. Dit betekent dat de ontvanger er ook voor moet zorgen dat de bezoeker het eventuele pasje bij de receptie inlevert. Het makkelijkste is als de ontvanger het pasje van de bezoeker voor de kaartlezer houdt, de bezoeker in de draaideur laat stappen en de kaart aan de receptie geeft. De bedoeling is dat er geen bezoekers met pasjes het pand verlaten en daar dienen we allemaal op toe te zien.

Ook voor familieleden/vrienden dienen pasjes te worden gemaakt. Deze mensen moeten dus ook worden aangemeld. Als er een onaangekondigde bezoeker komt, kan de receptie (na bevestiging van de ontvanger) uiteraard ad hoc een pasje aanmaken.

3) Grote(re) groepen gasten kunnen uitsluitend door tussenkomst van AZ toegang worden verleend tot het gebouw (dit geldt ook bij evenementen etc.). Als er een grote groep komt om een vergadering bij te wonen op de 17e verdieping, zal AZ ervoor zorgen dat de groep toegang krijgt.

Mocht U worden bedreigd, of mocht U worden beroofd, bel dan onmiddellijk het algemene alarmnummer 911. Identificeer Uzelf als een medewerker van de Permanente Vertegenwoordiging. Toon politiemensen ALTIJD Uw State Department Identity Card.

Informeer ook de BVA of Plv. BVA, die indien noodzakelijk verdere actie kunnen ondernemen.

167 East 51st Street, New York, N.Y. 10022 (tussen 3^rd Avenue en Lexington Avenue)

Vanaf plm. 17:00 uur worden de kantoren schoongemaakt door een extern schoonmaakbedrijf. Het is uit oogpunt van (informatie)beveiliging dan ook essentieel dat U vertrouwelijke informatie achter slot en grendel opbergt (‘clean desk’ procedure – zie beveiligingsplan). Het is tevens verstandig waardevolle zaken niet onbeheerd achter te laten.

Inzet chauffeurs dient te allen tijde te worden gecoördineerd door de afdeling AZ. Het is niet toegestaan de chauffeurs zelf opdrachten te verstrekken.

Voor Uw werkzaamheden kunt U gebruik maken van een personal computer welke is aangesloten op het BZ netwerk. Voor gebruikersondersteuning belt U toestel 1717.

Als dat nuttig is voor de uitvoering van de werkzaamheden kan op Uw werkplek tevens een internet computer worden geplaatst. Hiervoor gelden enige spelregels in de vorm van een ‘Gedragscode’, waarvan een exemplaar is bijgevoegd.

In de delegatiekamer (15e etage) staan ook twee internet PC’s voor algemeen gebruik.

Laptops kunnen bij de gebruikersondersteuner (toestel 1717) worden aangevraagd. Hiervoor moet altijd een uitleenovereenkomst worden getekend.

In de delegatiekamer op de 15e etage staat een Hewlett Packard 'colorcopier/scanner/printer' welke kan worden gebruikt voor het kopieren of printen van kleurenafbeeldingen van behoorlijke kwaliteit. Bovendien kunnen er teksten en afbeeldingen mee worden gescand. Het apparaat is aangesloten op een van de twee internet computers.

Voor presentaties kan gebruik worden gemaakt van een ‘beamer’. Deze kan worden aangevraagd bij de gebruikersondersteuner, toestel 1717.

Verzoeken tot uitbetaling van voorgeschoten kosten dienen te worden ingediend middels het formulier “betalingsverzoek”. Tevens dienen de originele facturen, machtigingen en/of brondocumenten te worden bijgevoegd. De betalingsverzoeken kunnen worden ingediend bij de Plv HAZ.

Het formulier “betalingsverzoek” is te vinden op de p-schijf onder AZ/betaling.doc.

De Permanente Vertegenwoordiging beschikt over twee dienstauto’s: een Lincoln Towncar en een Chevrolet Venture Minivan. De auto’s worden als volgt ingezet:

In eerste instantie voor dienstgebruik t.b.v. de Chef de Poste en diens echtgenote. Bij afwezigheid van de Chef de Poste wordt de auto ingezet voor de Plv. Chef de Poste.

Indien noodzakelijk kan de auto tevens worden ingezet voor andere dienstritten indien het programma van de CdP dit toelaat.

De Minivan wordt gebruikt voor overige dienstritten, zoals het afhalen van DV en DK zendingen op het vliegveld, vervoer van Rijksgoederen, afhalen en bezorgen van documenten, e.d.

Het Consulaat Generaal beschikt over één dienstauto. In geval van nood kan van deze auto gebruik gemaakt worden. Ook zijn de dienstauto’s van de PV in bijzondere gevallen beschikbaar voor het CG, bijvoorbeeld bij het afhalen van delegaties.

Indien hoge delegaties (vanaf het niveau D.G.) in New York arriveren worden zo nodig beide auto’s ingezet voor het vervoer tussen vliegveld en hotel. De Minivan dient daarbij voor het vervoer van bagage en eventuele meereizende delegatieleden.

Voor het vervoer binnen New York kan, indien de afstand of de omstandigheden dat wenselijk maken, door hoge delegaties eveneens gebruik worden gemaakt van de dienstauto(s)

Voor vervoer tussen kantoor en vliegveld kunnen ambtenaren die op dienstreis gaan aanspraak maken op dienstvervoer. Hiervoor zal doorgaans de Minivan worden gebruikt. Gezien de extra belasting en hoge kosten van overwerk zal het in veel gevallen de voorkeur verdienen om ritten van en naar het vliegveld buiten kantoortijd met een declarabele taxi te maken.

Wanneer de omstandigheden dat noodzaken worden (extra) auto’s ingehuurd. Hierbij moet met name worden gedacht aan bijzondere delegaties. In principe worden de auto’s gehuurd zonder chauffeur, tenzij er geen PV chauffeur beschikbaar is om de huurauto te besturen.

De week/weekenddienst beoogt te verzekeren dat de PV altijd bereikbaar is en op onverwachte vergaderingen vertegenwoordigd kan zijn. Ook wordt de dienstdoende ambtenaar gebeld in geval van alarm in het gebouw. Van vrijdagmiddag tot de daaropvolgende vrijdagmiddag zijn een diplomaat en een secretaresse daartoe aangewezen en uitgerust met mobiele telefoon en een beeper. Het schema van de weekenddienst is te vinden onder p:\weekdienst\weekend.doc.

Indien een ticket voor dienst- of verlofreis moet worden aangevraagd, moet het formulier “verzoek tot boeken vliegticket” worden ingevuld. Dit formulier is te vinden onder p:\az\ticket.doc. Het formulier kan vervolgens worden ingeleverd bij de afdeling AZ, waarna het ticket zal worden besteld.

Als het verstrekte ticket moet worden gewijzigd wegens persoonlijke reden zijn de kosten hiervoor voor de ambtenaar (uitgezonderd familieomstandig-heden of dienstbelang).

Op kantoor zijn gecertificeerde EHBO'ers aanwezig. Hun namen en telefoonnummers staan vermeld op de brand/ongeval-instructie kaart in de werkkamers. Er zijn drie EHBO sets: op de 17e etage tegen de wand naast de postvakken bij het archief, op de 16e etage tegen de wand van de pantry tegenover de receptie, op de 15e etage op de kamer van Dominique de Meijer (kamer 1532 - buiten kantoortijd niet toegankelijk). De EHBO koffer op de 16e etage bevat tevens enkele pijnstillers.

Het kantoor wordt vanaf plm. 17:00 uur door een bedrijf schoongemaakt. Klachten c.q. wensen met betrekking tot schoonmaak kunnen worden ingediend bij afdeling AZ.

Één van de chauffeurs treedt op als ‘handyman’ voor klein onderhoud. Bij technische problemen kunt U het daartoe bestemde formulier invullen.

Dienstbrieven, documenten en dergelijke ter verzending per koerier (DV) dienen op de verzenddagen (dinsdag en vrijdag) vóór 09.00 uur in het archief (17e etage) te worden aangeleverd.

Privé-brieven kunnen kosteloos worden verzonden. U dient deze echter wel zelf te frankeren met meegebrachte Nederlandse postzegels. Zwaardere zendingen kunnen aan U worden doorberekend.

Hoewel kraanwater drinkbaar is, zal de smaak er van niet iedereen bevallen. Mineraalwater kan in kleine en grote flessen worden gekocht in supermarkten en "deli's". Kleine flesjes water zijn tevens te koop in de frisdranken-automaat.

Op de kanselarij is in de pantry's een zwarte kraan gemonteerd met het opschrift "cold". Uit deze kraan komt gekoeld gefilterd water van uitstekende kwaliteit.

In de pantry op de 16e etage (tegenover de receptie) is een frisdrankenautomaat geplaatst. Blikjes kosten USD 0.75. De automaat accepteert munten en biljetten van 1 dollar.

Op de 15e en 16e etage zijn koffie-automaten geplaatst. In de machines vindt U gratis koffie, espresso, moccachino en chocola .

In de keukenkastjes staan glazen en kopjes. U wordt verzocht vuil glaswerk en serviesgoed afgespoeld in de afwasmachines te plaatsen.

Het Departement heeft toestemming verleend om privé-post per koerier te verzenden, c.q. te ontvangen. Brieven tot 50 gram zijn gratis (wel een postzegel plakken voor verzending binnen Nederland; weegschaal en tarieflijst vindt U tegenover het archief).

Met de invoering van de ‘Tabakswet’ in 1988 werd de basis gelegd voor beleid m.b.t. roken op het werk in Nederlandse overheids-gebouwen. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken speelde daarop in door ter zake m.i.v. 1 januari 1990 regels op te stellen. Omdat in de Tabakswet in de opsomming van instellingen waar de wet van toepassing is met name ‘Nederlandse ambassades’ noemt, gelden deze regels onverkort voor de posten in het buitenland.

De regels staan nog eens kort opgesomd in het boekje ‘Arbeidsomstandigheden op de posten’, welke in oktober 2000 werd verspreid. Het komt op het volgende neer: in gemeenschappelijke ruimten geldt een rookverbod. In werkkamers bepaalt de medewerker zélf of er gerookt wordt. In ruimtes waar meerdere personen werkzaam zijn bepaalt de niet-roker of er mag worden gerookt.

Uitgangspunt van het beleid is dat rokers rekening dienen te houden met (eventuele) overlast die het roken aan niet-rokers kan bezorgen. Rokers dienen ook de nodige maatregelen te nemen om overlast via bijv. de airco of openstaande deuren te voorkomen.

Met iders medewerking zal overlast t.g.v. roken op het werk op deze post eenvoudig kunnen worden voorkomen.

De wekelijkse stafvergadering met CdP, beleidsmedewerkers en HAZ vindt plaats op maandagochtend om 9.15 uur in de grote vergaderzaal op de 17e etage.

Tijdens de AVVN kan een ander schema worden aangehouden, bijvoorbeeld omdat delegatievergaderingen worden ingelast.

Op woensdagochtend om 9:00 uur vindt doorgaans afdelingshoofdenoverleg plaats op de kamer van de CdP.

Vrouwelijke medewerkers en medewerkers wiens trein niet meer regelmatig rijdt, die na 22.00 uur de missie verlaten, kunnen gemaakte taxikosten naar huis declareren. De taxibon kan ingeleverd worden bij Plv. HAZ. Voor de overige vervoerskosten die worden gemaakt op de standplaats is de transportvergoeding, die onderdeel uitmaakt van de buitenlandtoelage, bedoeld.

Voor gesprekken binnen de Verenigde Staten dient voor het kengetal altijd het cijfer 1 te worden ingetoetst. Dit geldt dus als men vanaf het ene kengetal belt naar een ander kengetal, inclusief mobiele telefoons (cellphones). Voorbeeld: mobiele telefoon dienstdoend ambtenaar is 1 (646) 515-0365. Let op: Manhattan kent meerdere kengetallen!

Het internationale toegangsnummer is 011. Om naar Nederland te bellen kiest men dus 011-31 + netnummer (zonder de eerste 0) en abonneenummer. Voorbeeld: Ministerie van Buitenlandse zaken in Den Haag is 011 31 70 3486486.

Nummerinformatie kan worden opgevraagd bij de telefoondienst op nummer 411. Voor assistentie van de telefoniste kiest U 0.

Met uitzondering van zgn. "Speedcall" nummers (zie hieronder) dient voor alle gesprekken naar "buiten" een 9 te worden ingetoetst. Voordat U een tweede kiestoon krijgt en het gewenste nummer kan worden gekozen, dient een viercijferige combinatie te worden ingevoerd (het zgn. rekeningnummer). Voor dienstgesprekken is de combinatie 2222. Dit nummer is vaak voorgeprogrammeerd op het telefoontoestel (gelabeld "BUS".)

Ook voor privé-gesprekken dient eerst een persoonlijk rekeningnummer te worden ingevoerd. Dit persoonlijke rekeningnummer kan worden opgevraagd bij de afdeling AZ.

Bij een gesprek naar "buiten" door middel van een voorgeprogrammeerd nummer (de zgn. Speedcall) dient "##0" te worden ingevoerd, onmiddellijk gevolgd door de tweecijferige Speedcall code. Na het kiezen van een Speedcall nummer moet het zakelijke of persoonlijke rekeningnummer ingevoerd worden, waarna de verbinding met het gekozen telefoonnummer tot stand wordt gebracht.

Speedcall nummers zijn ook van "buiten" de Missie te gebruiken. Wanneer U bijvoorbeeld vanuit huis of per mobiele telefoon een dienstgesprek met het Ministerie van Buitenlandse Zaken wilt voeren kunt U de Vertegenwoordiging bellen en zodra U de "boodschap" van de missie hoort "## 0 00" intoetsen, na kiestoon 2222, waarna U rechtstreeks wordt doorverbonden met de centrale van BZ.

Mobiele telefoons en beepers voor dienstgebruik of uit veiligheids-overwegingen kunnen worden verkregen bij de systeembeheerder nadat voor ontvangst een uitleenovereenkomst is getekend.

Gezien de hoge kosten van het mobiele telefoonverkeer dient het gebruik van de mobiele telefoons zoveel mogelijk te worden beperkt. De hierboven beschreven manier om dienstgesprekken met het ministerie te voeren kan ook met een mobiele telefoon worden uitgevoerd.

Voor verrekening van privégesprekken wordt de rekening maandelijks aan U voorgelegd.

De toiletten bevinden zich op elke verdieping in de pantry. Gezien de lage waterdruk is het voorlopig noodzakelijk bij het doorspoelen de knop lang vast te houden, of twee keer in te drukken. Eenieder wordt opgeroepen de toiletten schoon achter te laten.

Om adequate bezetting en verlofadministratie te waarborgen, dient de volgende procedure te worden gevolgd:

De aanvraag (sjabloon te vinden onder p:\az\verlof.doc) altijd vooraf indienen bij de Plv. PV via het hoofd van de afdeling, ter goedkeuring en administratieve verwerking vóór aanvang van het verlof (m.a.w. als een aanvraag niet is goedgekeurd op de dag dat het verlof aanvangt, is er geen sprake van een goedgekeurde verlofdag en kan dit dus vervelende consequenties voor de bezetting hebben);

De plaatsvervanger(s) moet(en) altijd paraferen; een verlof goedkeuring vervalt als blijkt dat door eigen verzuim niet of onvoldoende in vervanging is voorzien;

De paraaf van het hoofd van de afdeling betekent dat de vakantieaanvraag in principe is goedgekeurd;

Aanvrager is zelf verantwoordelijk voor het (uiteraard vooraf) informeren van de plaatsvervanger(s) (overdracht lopende zaken) en de receptie over afwezigheid. Verder verdient het aanbeveling afdeling verbindingen (map codeberichten) en archief schriftelijk te informeren over welke stukken U wel/niet wenst te ontvangen na terugkeer.

De in principe goedgekeurde aanvraag wordt vervolgens door de Plv. PV ondertekend waarmee het verlof daadwerkelijk is goedgekeurd, waarna het formulier wordt geregistreerd.

Indien U een vergaderzaal wilt reserveren kunt U dit door te geven aan de afdeling AZ, met opgave van het aantal deelnemers. Wanneer tijdens een door u belegde vergadering koffie/ thee dient te worden geserveerd, dient U dit eveneens door te geven.

Alle stafleden en hun gezinsleden dienen bij inreis in de VS in het bezit te zijn van een G-1 visum. Dit visum wordt in principe verkregen bij het Amerikaanse Consulaat Generaal in Amsterdam door tussenkomst van het ministerie in Den Haag.

Niet-Amerikaans huispersoneel reist op een G-5 visum met beperkte geldigheidsduur.

Huispersoneel kan na contractbeëindiging het visum NIET omzetten in een ander visum en dient de Verenigde Staten te verlaten.

Ziek- en herstelmeldingen moeten voor 10.00 uur ‘s ochtends worden doorgegeven aan de receptie. AZ stuurt maandelijks een overzicht aan HDPO.

Er is volop aanbod van nieuwe en gebruikte auto’s. Het loont om prijzen te vergelijken want er zijn voortdurend aanbiedingen. Soms kan enigszins over de prijs worden onderhandeld. Ook is het mogelijk via Internet interessante aanbiedingen te vinden. Houders van diplomatieke paspoorten zijn vrijgesteld van ‘sales tax’. Omdat de kentekenplaten via het State Department worden geregeld hoeven er bovendien geen kosten voor ‘registration’ te worden betaald (zie 3.1.3).

Vóór de auto door de dealer wordt overgedragen moeten de autoverzekering (zie 3.1.4) en het kenteken (zie 3.1.3) zijn geregeld. Dit betekent in de praktijk dat de auto pas na enkele dagen kan worden opgehaald.

Betaling kan contant, per gecertificeerde bankcheque, per credit card, of een combinatie hiervan.

Financiering van een auto kan worden geregeld via de dealer of via een bank. Het zal in veel gevallen moeilijk zijn om een autolening te krijgen omdat nieuwkomers geen ‘credit history’ in de Verenigde Staten hebben.

· origineel eigendomsbewijs van de auto (title) (indien nog niet voorhanden: “order confirmation” van de firma waarin het VIN-nummer is vermeld)

Nadat benodigde formulieren zijn ingediend bij OFM en kentekenplaten en registratie zijn afgegeven, moet het customs clearance form worden afgestempeld op JFK Airport waarna het formulier naar de verhuizer kan worden gezonden voor inklaring.

Een auto die niet aan de Amerikaanse specificaties voldoet (géén gelijkvormigheid) moet bij beeindiging van de plaatsing weer uit de VS worden uitgevoerd, óf worden gesloopt.

Het Department of State geeft speciale nummerplaten uit voor missieleden met een G-1 visum. Het proces duurt ongeveer 5 werkdagen. Voor de aanvragen dient te worden ingeleverd bij de afdeling AZ:

Let op: houders van een G-1 visum mogen uitsluitend met State Department nummerplaten rijden. Veel auto-dealers zijn hiervan niet op de hoogte en bieden aan bij het Department of Motor Vehicles (DMV) een ‘gewone’ kentekenplaat te regelen. Dit leidt tot veel rompslomp achteraf!

Een autoverzekering kan pas worden afgesloten wanneer de autogegevens (VIN-nummer, type, merk e.d.) bekend zijn. Het minimum bedrag van de dekking van de WA-verzekering dient USD 300.000 te bedragen. Voor het verkrijgen van een no-claim korting is een in het Engels gestelde verklaring over schadevrij rijden van de vorige verzekeringsmaatschappij nodig. No-claim wordt maar voor een beperkt aantala jaren overgenomen.

Hoewel het natuurlijk verstandig is om prijzen bij andere maatschappijen te vergelijken, kan snel telefonisch en per fax worden verzekerd bij:

Het kan verstandig zijn tevens een ‘umbrella policy’ af te sluiten, waarin een aantal aanvullende verzekeringen zijn opgenomen (zoals extra inzittenden-dekking, schade aan de voor U gehuurde woning, schade op kantoor).

Na deelname aan een cursus ‘defensive driving’ (gedurende 6 uur, kosten plm. USD 45.00) wordt door de verzekeringsmaatschappij een korting van 10% op de premie verleend.

Op veel plaatsen in Manhattan is het bijzonder moeilijk op straat te parkeren. Wel zijn er volop (dure) parkeerterreinen en –garages. Een parkeerplaats voor de auto dient door de ambtenaar zelf te worden gevonden. Wanneer men in Manhatten woont, kan tot een bepaald maximum bedrag op rijksrekening een parkeerplaats in een garage worden gehuurd. Neem contact op met huisvestingambtenaar voor een richtbedrag.

Medewerkers met een diplomatiek kenteken kunnen overdag kosteloos parkeren in de VN garage (inrit aan de 49e straat). Voor dit parkeren is een speciale ‘decall’ voor de auto nodig. AZ beschikt over aanvraagformulieren.

Een Amerikaanse rijbewijs is met name van belang voor het afsluiten van een autoverzekering. Het is bovendien nuttig als legitimatiebewijs, bijv. voor autohuur en betaling per cheque in winkels.

Voor stafleden van de PV vraagt de afdeling AZ een rijbewijs aan bij de Office of Foreign Missions. Daartoe dienen te worden ingeleverd bij AZ:

Tevens dient een een ogentest te worden uitgevoerd. Deze wordt op dinsdag- en donderdagmiddag tussen 14.00 en 16.00 uur gratis afgenomen bij:

Overigens kan gedurende een periode van 3 maanden met een geldig buitenlands rijbewijs worden gereden.

Voor het aanvragen van een eigendomsbewijs van de auto dient het volgende te worden ingeleverd bij de AZ afdeling:

Het is nuttig spoedig na aankomst een bankrekening te openen. De meest aangewezen bank is:

Deze bank biedt PV-leden de mogelijkheid een bankrekening te openen en een credit card aan te vragen waarvoor, in tegenstelling tot vele andere banken, geen maandelijkse kosten worden berekend. Om een ‘credit history’ op te bouwen (nodig voor het aangaan van leningen, afsluiten van abonnement voor mobiele telefoon, aanvraag van credit cards van warenhuizen e.d.) is het verstandig om de credit card van Chase Manhattan Bank te nemen. Zonder een dergelijke kaart wordt in de VS n.l. geen ‘credit history’ opgebouwd.

Bij de bankrekening wordt standaard een bankpas met Mastercard logo verstrekt, die als ‘debit card’ kan worden gebruikt bij aankopen in winkels e.d. Bij het opnemen van contant geld (pinnen) uit ATM’s van andere banken dan Chase Manhattan Bank worden bankkosten in rekening gebracht.

U kunt ook contant geld opnemen (pinnen) van Uw Nederlandse bankrekening als U in het bezit bent van een pinpas met het ‘Cirrus’ logo. Per etmaal kan de tegenwaarde van EUR 450 worden opgenomen.

Houders van een diplomatiek paspoort hebben recht op vrijstelling van ‘sales tax’. Hiervoor dient bij de US Mission to the UN een Tax Exemption Card te worden aangevraagd. Ook de partner en kinderen tot 21 jaar ( 23 jaar indien zij studeren) komen hier voor in aanmerking.

Ter verkrijging van de Tax Exemption Card dienen 2 pasfoto’s te worden ingeleverd bij de afdeling AZ. De aanvraag neemt ongeveer 2 weken in beslag.

Bij de kaart hoort een speciaal formulier wat in een winkel, restaurant, e.d. dient te worden ingevuld.

Vrijstelling van belasting op benzine kan worden verkregen indien gebruik wordt gemaakt van een “creditcard” van de betrokken maatschappij (Mobil/Exxon, Shell, Gulf). Op de maandelijkse afrekening die de maatschappij opstuurt is de belasting al in mindering gebracht.

Een aanvraagformulier voor een dergelijke creditcard is verkrijgbaar bij de benzinestations. Het formulier dient, vergezeld van een tax-exemption formulier, via het OFM naar de betreffende oliemaatschappij te worden gestuurd. De afdeling AZ kan hierbij behulpzaam zijn. Het duurt 2 tot 3 maanden alvorens men de creditcard krijgt.

Privé-bestellingen van deze belastingvrije artikelen kunnen worden geplaatst bij leverancier Ambrose International. Nadat u uw bestelling telefonisch of per fax aan Ambrose heeft doorgegeven, dient een customs clearance formulier te worden ingevuld. Het ingevulde formulier kan vervolgens bij de afdeling AZ worden ingeleverd waarna het bij de Office of Foreign Missions (OFM) zal worden ingeleverd. Binnen een gemiddelde termijn van 2 weken ontvangt u uw bestelling. Een voorbeeld van een fax aan Ambrose is te vinden onder p:\az\customs.wp5.

De kosten van elektriciteit, gas, water en stookolie worden door de PV betaald. U kunt de rekeningen inleveren bij AZ waarna de leverancier rechtstreeks wordt betaald.

Aansluiting van gas en elektriciteit geschiedt kosteloos door Con Edison. Dit kan veelal telefonisch geregeld worden, tel. (800) 752-6633.

In Westchester County kan de wateraansluiting worden aangevraagd bij Westchester Joint Water Works, tel. (914) 698-3500

Een leverancier van stookolie in Westchester County is Robison Oil, tel (914) 345-5700.

Huispersoneel, au pairs e.d., die vanuit het buitenland naar de VS komen dienen een G-5 visum te krijgen op het Amerikaanse Consulaat in het land van afkomst. Van tevoren wordt hiervan melding gemaakt bij de US Mission, die het Consulaat inlicht.

Het G-5 visum geeft géén recht op arbeid bij een andere werkgever. Na afloop van de arbeidsovereenkomst dient de betrokkene de VS weer te verlaten.

De arbeidsovereenkomst moet aan bepaalde minimum eisen voldoen v.w.b. de overeen te komen voorwaarden. AZ heeft modellen beschikbaar.

Direct na aankomst op de post kunt U contact op nemen met de huisvestingsfunctionaris die de nieuwe medewerker in contact brengt met makelaars en die het zoeken naar een geschikte woning zal coördineren en een richtbedrag voor de huur zal bepalen. Het huurcontract wordt in principe op naam van de PV afgesloten en door de Chef de Poste of Plv. Chef de Poste ondertekend.

In het huurcontract wordt een diplomatieke clausule opgenomen die het mogelijk maakt bij de overplaatsing het contract binnen drie maanden te verbreken. Om extra kosten te voorkomen, dient getracht te worden een contract af te sluiten voor de gehele duur van de plaatsing.

Een telefoonaansluiting kan binnen een paar dagen worden geregeld door contact op te nemen met Verizon, tel. (800) 698-7434.

Voor interlokale en internationale gesprekken moet tegelijkertijd een ‘long-distance carrier’ worden gekozen. Naast Verizon zelf is er is keus uit diverse maatschappijen. De prijzen die deze berekenen lopen nogal uiteen. De Missie heeft een prijsafspraak met MCI WorldCom. Om hiervan gebruik te maken, kan men bellen naar (703) 341 6328.

Mobiele telefoons zijn verkrijgbaar met abonnement of met beltegoed. Omdat wordt gevraagd naar een ‘credit history’ (die pas in de loop der jaren wordt opgebouwd) zal het over het algemeen moeilijk zijn een abonnement af te sluiten. Een ‘prepaid’ telefoon met beltegoed kan dan uitkomst bieden. Het mobiele telefoonverkeer is niet even gebruikersvriendelijk als bijvoorbeeld in Nederland. Zo is het bereik relatief beperkt en moet ook voor inkomende gesprekken worden betaald.

Een TV-aansluiting in Manhattan kan binnen een paar dagen geregeld worden door contact op te nemen met Time Warner Cable, tel. (212) 674 9100.

In Westchester wordt de kabeltelevisie verzorgd door CableVision, tel (914) 777-9033.

Nederland heeft met de VS een verdrag afgesloten waarin is geregeld dat partners en gezinsleden van uitgezonden ambtenaren in aanmerking komen voor een werkvergunning.

Ter verkrijging van een werkvergunning dient het volgende te worden ingeleverd bij de afdeling AZ:

Deze gedragscode is van toepassing op alle personen aan wie PV New York toegang biedt tot het Internet.

De gedragscode geeft een nadere invulling aan artikel 50 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR), artikel 62 Reglement Dienst Buitenlandse Zaken (RDBZ), artikel 6.1 Rechtspositieregeling Lokaal in dienstgenomen personeel (Rrlok) en artikel 7:611 Burgerlijk Wet boek (BW) waarin wordt bepaald dat de ambtenaar/werknemer is gehouden zich te gedragen zoals een goed ambtenaar/werknemer betaamt. Uitgangspunt is dat iedere gebruiker zelf verantwoordelijk is voor zijn of haar gedrag op en het gebruik van Internet.

Als een ambtenaar of werknemer van de PV, of een persoon die in opdracht van de PV werkzaamheden verricht, gebruik maakt van de Internetfaciliteiten die PV New York biedt, zal hij of zij zich overeenkomstig de inhoud en de strekking van de gedragscode moeten gedragen.

Gebruik maken van de Internetfaciliteiten betekent dat de gebruiker instemt met login (registreren) en de mogelijkheid tot monitoring (bekijken) van het Internetgebruik.

De concept-Regeling Internetgebruik BZ bevat bepalingen over de wijze waarop PV New York omgaat met het registreren en monitoren van tot een persoon herleidbare data omtrent e-mail- en internetgebruik. Tevens wordt bepaald hoe de PV omgaat met vermoedens van onrechtmatig gebruik door gebruikers van Internet. De concept-regeling kan worden ingezien bij HAZ .

- Toegang tot Internetfaciliteiten dient formeel door de leidinggevende van betrokkene te worden geaccordeerd.

- Het gebruik van Internet vindt uitsluitend plaats met de door de PV daarvoor beschikbaar gestelde faciliteiten.

- Het gebruik van Internet is gerelateerd aan het werk voor de PV en is bedoeld voor ondersteuning bij de eigen taakuitoefening en verbetering van de kwaliteit van het werk.

- Het bezoeken van sites die politiek of ethisch beladen zijn is niet toegestaan, tenzij noodzakelijk voor de werkzaamheden. Dubieuze sites kunnen in opdracht van de CdP ontoegankelijk worden gemaakt.

- Het gebruik van toepassingen die de systeemintegriteit kunnen aantasten is niet toegestaan.

- Alleen het e-mail adres dat door BZ is toegewezen mag worden gebruikt. Bij communicatie via e-mail moet herleidbaar zijn wie de rechtmatige afzender is.

- De afzender is verantwoordelijk voor een juiste adressering van zijn of haar informatie.

- Regelgeving met betrekking tot het traditionele postverkeer is van toepassing op het elektronische berichtenverkeer.

- Alle regels voor elektronische informatie gelden eveneens voor bijlagen (attachments van berichten).

- Verzending van onvercijferde vertrouwelijke of gevoelige informatie via Internet is niet toegestaan.

- Het automatisch doorsturen van e-mail naar of van de PV via het Internet is niet toegestaan.

- De PV geeft geen garanties dat informatie, via internet verzonden, ook daadwerkelijk bij de geadresseerde wordt ontvangen.

Het Internet is een open infrastructuur die voor iedereen toegankelijk is. De gebruiker dient er rekening mee te houden dat de betrouwbaarheid (beschikbaarheid, integriteit en exclusiviteit) van informatie op het Internet niet altijd te garanderen is. Berichtgeving die gevoelige informatie of persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Wet Persoonsregistraties, of gerubriceerde gegevens bevat, mag niet per e-mail worden verzonden, tenzij het bericht wordt vercijferd met een door BZ toegestane vercijfering.

Bij het bekijken en downloaden van informatie of het openen van bijlagen van berichten kunnen virussen meekomen of worden opgestart. De gebruiker zal daarom vooral voorzichtig om moeten gaan met berichten van onbekende afzenders, dus dit soort berichten niet zomaar openen. Om virussen op een effectieve wijze te detecteren en (indien mogelijk) te verwijderen wordt antivirus-programmatuur ingezet. BZ zal op regelmatige basis zorgdragen voor verstrekking van actuele antivirus-programmatuur .

Wanneer de gebruiker de gedragscode Internetgebruik niet naleeft, kan de PLVS passende maatregelen nemen wat kan resulteren in de in het ARAR, RDBZ en Rrlok genoemde sancties zoals schriftelijke berisping, overplaatsing, schorsing en andere disciplinaire maatregelen.